En kommune havde stillet Økonomi- og Indenrigsministeriet en række spørgsmål om retten til at få tilsendt dagsorden, beslutningsprotokol og sagsmateriale, der udsendes til medlemmer af udvalg, som vedkommende ikke er medlem af, jf. § 20, stk. 6, i lov om kommunernes styrelse, og om sagsindsigt efter § 9 i lov om kommunernes styrelse.
Om tilsendelse af dagsordener, beslutningsprotokoller og sagsmateriale fra udvalg, kommunalbestyrelsesmedlemmet ikke er medlem af, med følsomme personoplysninger
1. Økonomi- og Indenrigsministeriet oplyste, at det følger af § 20, stk. 6, i lov om kommunernes styrelse, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har ret til, hvis vedkommende anmoder herom, at få tilsendt dagsordener og udskrifter af beslutningsprotokoller, der udsendes til medlemmer af udvalg, som den pågældende ikke er medlem af, samt sagsmateriale i samme omfang som udvalgets medlemmer. Disse rettigheder havde ethvert medlem efter bestemmelsen med de begrænsninger, der fulgte af lovgivningens regler om tavshedspligt.
(Se brevets besvarelse af spørgsmål 1, pkt. 1)
2. Økonomi- og Indenrigsministeriet oplyste videre, at medlemmer af kommunalbestyrelsen ikke med henvisning til regler om tavshedspligt kan afskæres fra at modtage oplysninger fra udvalg eller forvaltningen vedr. sager, som kommunalbestyrelsen i sidste ende kan træffe afgørelse i. Dette gælder uanset, om det pågældende materiale indeholder oplysninger af personfølsom karakter. Det forhold, at der i forhold til omverdenen vil være tavshedspligt med hensyn til bestemte oplysninger medfører således ikke, at disse oplysninger ikke skal tilsendes kommunalbestyrelsesmedlemmer i henhold til § 20, stk. 6, i lov om kommunernes styrelse. Henvisningen i denne bestemmelse til de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, har derfor først og fremmest betydning i de tilfælde, hvor sagsmateriale, dagsordenspunkter eller beslutningsprotokollater vedrører sager, som ikke kan underkastes behandling i kommunalbestyrelsen. Dette gjaldt indtil 1. januar 2010 sager om sociale ydelser m.v. til enkeltpersoner, jf. den sociale retssikkerhedslovs § 17.
Tavshedspligtsbestemmelserne vil endvidere kunne have betydning over for kommunalbestyrelsesmedlemmer, der er inhabile i forhold til den pågældende sag. Afslag på adgang til udvalgsmaterialet i en sådan situation forudsætter, at det pågældende materiale efter en konkret vurdering efter lovgivningens tavshedspligtsbestemmelser må karakteriseres som fortrolige i forhold til det eller de pågældende kommunalbestyrelsesmedlemmer.
(Se brevets besvarelse af spørgsmål 1, pkt. 2)
3. Bestemmelsen i § 20, stk. 6, i lov om kommunernes styrelse beskriver udtømmende, under hvilke betingelser et medlem af kommunalbestyrelsen har krav på at få tilsendt materiale som nævnt i bestemmelsen. Der kan som følge heraf ikke stilles yderligere betingelser – som f.eks. underskrift på erklæring om tavshedspligt – som en forudsætning for udlevering af det omhandlede materiale, men den pågældende må – som alle andre – overholde lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt, i det omfang det i bestemmelsen omhandlede materiale måtte indeholde fortrolige oplysninger. Ministeriet henviste i den forbindelse til indenrigsministerens besvarelse af spørgsmål nr. 60 (alm. del) af 20. april 1983 fra Folketingets Kommunaludvalg.
Økonomi- og Indenrigsministeriet bemærkede i den forbindelse generelt, at medlemmer af kommunalbestyrelsen, der gennem deres virke bliver bekendt med fortrolige oplysninger er omfattet af de almindelige regler om tavshedspligt.
(Se brevets besvarelse af spørgsmål 3)
For så vidt angår forholdet til persondataloven henviste ministeriet til Datatilsynet.
Om vedtagelse af en generel ordning om tilsendelse til alle kommunalbestyrelsesmedlemmer af dagsordener, beslutningsprotokoller og sagsmateriale fra udvalg, kommunalbestyrelsesmedlemmet ikke er medlem af
Efter Økonomi- og Indenrigsministeriets opfattelse er der ikke i lov om kommunernes styrelse noget til hinder for, at kommunalbestyrelsen vedtager en ordning, hvorefter samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer modtager dagsordener, udskrifter af beslutningsprotokollen eller sagsmateriale for et eller flere udvalg. Der kan blot ikke, herunder med henvisning til § 20, stk. 6, i lov om kommunernes styrelse stilles krav herom fra det enkelte medlem, uden at der foreligger en vedtagelse herom i kommunalbestyrelsen.
Det anførte gælder med forbehold for, at andet i konkrete tilfælde kan følge af lovgivningens regler om tavshedspligt, jf. ovenfor. Den begrænsning, der er anført i § 20, stk. 6, i lov om kommunernes styrelse, skal således tilsvarende iagttages ved en generel ordning om udsendelse af alle dagsordener, beslutningsprotokoller eller sagsmateriale til alle kommunalbestyrelsesmedlemmer.
For så vidt angår forholdet til persondataloven henviste ministeriet til Datatilsynet.
(Se brevets besvarelse af spørgsmål 1, pkt. 3)
Om begæringer om sagsindsigt i alle et udvalgs sager
Økonomi- og Indenrigsministeriet oplyste, at retten til sagsindsigt efter § 9 i lov om kommunernes styrelse ikke er begrænset til sager eller materiale i en sag, som det enkelte medlem kan angive. Der kan således efter bestemmelsen begæres sagsindsigt i et sagsområde eller en gruppe af sager inden for et eller flere forvaltningsområder uden angivelse af den eller de sager, der er omfattet af begæringen. Dog skal anmodningen om sagsindsigt affattes således, at det er muligt at afgrænse det sagsområde eller den gruppe af sager, som medlemmet ønsker indsigt i.
Det forhold, at retten ikke er begrænset til sager eller materiale i en sag, som det enkelte medlem kan angive, kan føre til meget omfattende begæringer om sagsindsigt, der eventuelt kan gøre det nødvendigt for borgmesteren at benytte sin ret efter § 9, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse til at begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder.
Kommunalbestyrelsens retningslinjer efter § 9, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse for udøvelsen af retten til at få tilsendt kopi af sagsmateriale kan ske generelt ved nærmere retningslinjer eller konkret, når særlige forhold taler for det, typisk at kopiering vil være meget ressourcekrævende.
(Se brevets besvarelse af spørgsmål 2)
Om bortskaffelse af materiale tilsendt de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer
For så vidt angår spørgsmålet om bortskaffelse af materiale tilsendt de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer, og som kan indeholde følsomme personoplysninger, og om kommunalbestyrelsen kunne vedtage en ordning, hvorefter sådant materiale makuleres, henviste ministeriet til den dagældende sikkerhedsbekendtgørelse (bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000).
(Se brevets besvarelse af spørgsmål 3, pkt.2)
Økonomi- og Indenrigsministeriets brev af 1. februar 2012 til en kommune
- Kommunaljura, sagsnr. 1108879